Im ersten Teil eines rechtspraktischen Überblicks über Grundlagen des Forderungsmanagements (hier) hatte ich das pro-aktive Forderungsmanagement skizziert. Im nachfolgenden zweiten Teil erläutere ich, wie ein Unternehmen bei Zahlungsstörungen nachhaltig versuchen kann, die Forderung einzutreiben.
Teil 2: „was tun wenn der Kunde nicht zahlt?“
Kunde zahlt nicht – und nu?
Sie haben alles nach Lehrbuch gemacht – den Kunden vor Vertragsschluss auf Herz und Nieren geprüft, für Ihr Unternehmen faire Vertragsbedingungen ausgehandelt und sogar einen Vorschuss kassiert – aber nun zahlt der Kunde den (Rest-)Betrag partout nicht. Das erste ist, festzustellen, dass der Kunde nicht zahlt. Gerade in kleinen Unternehmen mit einem gewissen „Umschlag“ werden kleine und mittlere Positionen nämlich häufiger mal aus den Augen verloren. Dem Anlagenbauer, der nur drei bis vier Maschinen pro Jahr ausliefert, passiert das natürlich eher seltener.
Wenn Sie feststellen, dass ein Kunde nicht zahlt, sollten Sie auf eine etablierte „Mahnroutine“ in Ihrem Unternehmen zurückgreifen können. Dies bedeutet beileibe nicht, dass bei Überschreiten der Zahlungsziele eines dieser beliebten Schreiben („elektronisch ausgefertigt, ohne Unterschrift gültig“) automatisch aus dem Drucker fallen, kuvertiert und versandt werden soll. Vielmehr sollte eine Prozessroutine etabliert sein, in der von der Feststellung der nicht-rechtzeitigen Zahlung über die personelle Zuständigkeit für das Eintreiben der Forderung bis hin zur vorherigen Definition des zur Geltendmachung der Forderung zur Verfügung stehenden „Waffenarsenals“ zumindest die groben Regeln festgelegt sind. Dazu reicht es häufig, einmal simpel die Strategien aufzuschreiben, die die Mitarbeiter bei säumigen Kunden sowieso anwenden – und diese dann zu systematisieren.
Finden Sie heraus, warum ihr Kunde nicht zahlt. Rufen Sie ihn an. Ja, das fühlt sich so angenehm an, wie Kaltakquise, ist aber erforderlich, um am Puls des Kunden zu sein. Nichts kann einer jahrelangen vertrauensvollen Beziehung mehr schaden, als eine schroffe Mahnung, wenn die Rechnung schlicht nicht angekommen ist (etwa, weil sie nicht versandt wurde, habe ich auch schon erlebt!). Umgekehrt können wortreiche Entschuldigungen („Cheque is in the mail“) häufig mehr über den wahren Zustand des Kunden aussagen, als ihm selber lieb ist.
Zahlt der Kunde trotz entsprechender mündlicher Ansprache nicht, müssen Sie eine Entscheidung treffen: Wie weit wollen Sie gehen? Ich kenne erfolgreiche Unternehmen, die jeden noch so kleinen Ausstand gerichtlich eintreiben lassen. Genau so kenne ich erfolgreiche Unternehmen, die auch mal „fünfe gerade sein lassen“. An diesem Punkt hilft Ihnen zunächst kein noch so bestimmt suggerierender Ratgeber. Sie müssen selber entscheiden, welcher Typ „Forderungseintreiber“ Sie sind oder sein wollen. Erst nach dieser Entscheidung sollten Sie in den Werkzeugkasten der professionellen Forderungseintreibung schauen.
Bedenken Sie bei der Entscheidung, dass die Einschaltung Dritter – egal ob Inkasso-Büros, Rechtsanwälte oder andere – zum einen Kosten verursacht und zum anderen auch eine oft nicht wieder rücknehmbare Eskalationsstufe darstellt. Aber auch ein – vom Unternehmen selbst durchführbares – gerichtliches Mahnverfahren wirkt zumeist nicht richtig de-eskalierend. Als eine erste – aber noch relativ milde – Eskalationsstufe kann man auch die Zustellung einer Mahnung per Gerichtsvollzieher in Betracht ziehen. Dies ist nicht so teuer und in einem späteren Verfahren ist der Beweis des Zugangs einer (weiteren) Mahnung dann sicher geführt. Und, viel wichtiger: Der psychologische Effekt bei Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher sollte nicht unterschätzt werden.
Haben Sie – nach etlichem Hin und Her – aber den Entschluss gefasst, die Forderung, etwa durch einen Anwalt, geltend zu machen, dann wird sich zeigen, ob sie die vorherigen Schritte des „proaktiven Forderungsmanagements“ auch eingehalten haben. Ist etwa Ihre Vertragsdokumentation nicht „gerichtsfest“ oder stehen Gegenforderungen des Vertragspartners im Raum, dann wird auch der beauftragte Anwalt nicht ohne erheblichen Aufwand die ausstehende Forderung durchsetzen können. Aber auch solche Prozesse sind nicht umsonst – wenn Sie es schaffen, die daraus schmerzhaften gezogenen Lehren in die oben genannte „Mahnroutine“ einzuarbeiten.
Kunde fällt in die Insolvenz – das Ende?
Einer meiner Mandanten hatte neulich das unschöne Erlebnis, Recht zu bekommen, aber nicht sein Geld. Der säumige Kunde fiel nach dem Urteil gegen ihn nämlich schlicht in die Insolvenz. Nicht ganz zu Unrecht meinte mein Mandant darauf hin, dass er sich den Titel „ja jetzt aufs Klo hängen könne.“ Tatsächlich sollte man sich angesichts von Insolvenzquoten von im Schnitt lediglich 3,9% (s. hier), also einer Zahlung von 3,9 Cent auf jeden als berechtigte Forderung anerkannten Euro – und diese auch häufig erst nach Jahren, nicht zu vielen Illusionen hingeben, wenn einem das entsprechende Schreiben eines (vorläufigen) Insolvenzverwalters ins Hause flattert.
Möglicherweise ist aber die geringe Insolvenzquote aber noch ihr geringstes Problem im Falle der Insolvenz eines Kunden, nämlich dann, wenn der Insolvenzverwalter auch noch an Sie geflossene Zahlungen im Wege der sog. Insolvenzanfechtung zurückfordert. Problematisch sind gerade solche Fälle, bei denen man als Unternehmer versucht, seinen Kunden durch Stundungen oder ähnliches vor der Insolvenz zu bewahren. Auch nach einer Reform im Jahre 2017 (s. dazu näher hier) hängt gerade bei solchen Unterstützungen das Damoklesschwert der Insolvenzanfechtungen über Ihnen. Erst kürzlich hat der Bundesgerichtshof seine Rechtsprechung zu der Frage, ob und inwieweit ein Gläubiger das „Sanierungskonzept“ seines Schuldners kennen und prüfen muss, konkretisiert (hier). Man kann nun lange über die Praxisferne der BGH-Rechtsprechung lamentieren – es ändert aber nichts daran, dass die Gewährung von Zahlungsstundungen (trotz der Regelung des § 133 Abs. 3 S. 2 InsO) ohne Überprüfung der Situation des Schuldners und etwaiger Durchsicht eines Sanierungskonzepts auf Schlüssigkeit, immer mit dem Risiko einer Insolvenzanfechtung behaftet sein wird.
Umgekehrt sollte man sich bei einer Insolvenz kurz nach Abschluss eines Vertrages als Gläubiger auch immer mal wieder die Frage nach einem sog. „Eingehungsbetrug“ stellen. Sprich, ob der Schuldner bei Abschluss des Vertrages vielleicht schon wusste, dass er nicht würde zahlen können. Dann stehen möglicherweise nicht nur Straftatbestände, sondern auch zivilrechtliche Haftungstatbestände gegen die handelnde Person im Raum. Gerade bei höheren Forderungen kann ein Vorgehen auf mehreren Ebenen (also gegen das Unternehmen und den Geschäftsführer) dann möglicherweise Sinn machen, weil Meldungen über laufende strafrechtliche Ermittlungen oder zivilrechtliche Haftungsrisiken für etwaige Sanierungsbemühungen eher kontraproduktiv wirken – und die Beteiligten dann häufiger mal zu Zahlungen sein könnten.
Fazit
„Pro-aktives“ Forderungsmanagement tut Not – nicht nur in Zeiten der Wirtschaftskrise, denn unabhängig davon ist es sehr ärgerlich, für seine Leistung nicht bezahlt zu werden. Das schlägt übrigens auch auf die Motivation der Mitarbeiter durch.
Ein aktives Forderungsmanagement fängt – auch das ist eine Binsenweisheit – nicht an, wenn der Kunde nicht zahlt, sondern bereits vor dem Abschluss eines Vertrages – Stichwort: „Kenne deinen Kunden“ (KYC). Zahlt der Kunde trotz aller Vorsichtsmaßnahmen im Vorfeld nicht, müssen Sie als Unternehmer individuell entscheiden, wie Sie weiter verfahren wollen, auf die „harte Tour“ oder doch eher vermittelnd.
Nicht zuletzt. Sie machen sich auch einen Namen in Ihrer Branche, wenn klar ist, dass Sie Ihre Forderungen eintreiben – oder dafür sorgen, dass ein Kunde, der nicht zahlt, auch nicht wieder zu Ihrem Kunde werden wird.